Privacyverklaring

Dit is een vertaling voor je begrip. Bij een verschil geldt de Engelse tekst, want dat is de versie waar je akkoord op geeft.

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens we hebben als je CORA gebruikt, waarom we ze hebben, wie ze verder verwerkt en wat je ons kunt vragen ermee te doen. In gewone taal.

1. Twee soorten gegevens

Je accountgegevens. De gegevens van het bedrijf dat op CORA is geabonneerd en van de mensen die inloggen: bedrijfsnaam en adres, inschrijf- en belastingnummers, namen, e-mailadressen, wachtwoorden (alleen als onomkeerbare hash bewaard), instellingen voor tweestapsverificatie en een overzicht van inlogmomenten. Voor deze gegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Je boekhoudgegevens. Alles wat je in je administratie zet: banktransacties, facturen, bonnen en de gegevens van je klanten en leveranciers. Een deel daarvan zijn persoonsgegevens van anderen — de naam en het adres van een klant bijvoorbeeld. Die gegevens zijn van jou; wij verwerken ze in jouw opdracht om de software te leveren. Voor deze gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker.

2. Waarom we ze hebben

• Om de dienst te leveren — je afschriften en documenten lezen, transacties koppelen, je rapporten maken en je facturen versturen. Dat is nodig om onze overeenkomst met jou uit te voeren.
• Om je te factureren — abonnementsfacturen opstellen en betalingen vastleggen.
• Om de dienst veilig te houden — misbruik opmerken, inlogpogingen begrenzen en wijzigingen vastleggen. Dat is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
• Om je te helpen — je vragen beantwoorden, wat soms betekent dat we in je administratie kijken als je daarom vraagt.
• Om aan de wet te voldoen — onze eigen administratie bijhouden.

We verkopen je gegevens niet. We gebruiken je boekhoudgegevens niet om je advertenties te tonen, en we trainen er geen kunstmatige intelligentie mee.

3. Documenten die je uploadt

Upload je een factuur of een bon, dan maakt CORA daar een boeking van. Een deel van dat werk draait bij een gespecialiseerde leverancier, die in de tabel hieronder staat. Die leverancier ziet het document en geeft een uitkomst terug; hij mag het document niet voor eigen doeleinden bewaren en het wordt niet gebruikt om modellen te trainen. Wil je je documenten liever met de hand intypen, zeg het dan even — dan zetten we de automatische verwerking voor jouw administratie uit.

4. Bankkoppelingen

Een bankkoppeling komt alleen tot stand met toestemming die je zelf geeft, via een vergunninghoudende partij. We ontvangen de transacties van de rekeningen die jij aanwijst, en verder niets — je wachtwoord voor internetbankieren zien of bewaren we nooit. Je kunt de toestemming op elk moment intrekken, in CORA of bij je bank.

Amerikaanse banken — Plaid. Koppel je een Amerikaanse bankrekening, dan loopt dat via Plaid Inc. Door deze functie te gebruiken geef je CORA en Plaid het recht gegevens bij je bank op te halen en door te geven: rekening- en saldogegevens, rekening- en routingnummers, contactgegevens van de rekeninghouder, transacties en afschriften. We gebruiken die gegevens alleen om je boekhouding bij te houden, zoals in deze verklaring beschreven. Wat Plaid met je gegevens doet, staat in de Plaid End User Privacy Policy. Op my.plaid.com zie je welke apps je via Plaid hebt gekoppeld, kun je ze loskoppelen en kun je Plaid vragen je gegevens te wissen.

Europese banken — Ponto. Koppelingen met Europese banken lopen via Ponto (Ibanity, onderdeel van Isabel Group), een vergunninghoudende Europese partij, volgens hetzelfde principe: jij kiest de rekeningen, wij ontvangen de transacties van die rekeningen, en je kunt de toestemming op elk moment intrekken.

Wil je liever helemaal geen bank koppelen, dan werkt afschriften uploaden net zo goed.

4a. Betaallinks op je facturen

Zet je betaallinks aan, dan staat er op je facturen een link en een QR-code waarmee je klant via Sentoo kan betalen. De overeenkomst met Sentoo is die van jou, het geld gaat naar je eigen rekening en wij houden het nooit onder ons. Per betaling geven we door wat een betaling nodig heeft: het bedrag, de valuta, je factuurnummer en de naam van de klant die betaalt. Sentoo laat ons weten of de betaling is gelukt, en CORA zet de factuur op betaald.

Vraag je ons een Sentoo-account voor je te regelen, dan gaan de bedrijfsgegevens en de documenten die je daarvoor uploadt als bijlage mee in één e-mail rechtstreeks naar Sentoo, met jou als antwoordadres. Die documenten bewaren wij niet. Ze komen niet in onze database of onze bestandsopslag; zodra die mail weg is, zijn ze bij ons verdwenen en blijven alleen de bestandsnamen in ons logboek staan.

4b. Fax voor Amerikaanse belastingpost

Sommige stukken naar de IRS gaan nog steeds per fax. Zit dat in je abonnement, dan versturen en ontvangen we die faxen namens jou via een telecomleverancier. Wat er overgaat is het stuk dat wordt ingediend en de betrokken faxnummers.

5. Wie je gegevens verder verwerkt

We gebruiken een klein aantal leveranciers om CORA te draaien. Ze zijn er allemaal aan gebonden gegevens alleen in onze opdracht te verwerken en ze veilig te bewaren.

We werken deze lijst bij als hij verandert. Buiten deze leveranciers delen we gegevens alleen als de wet dat eist, of als jij erom vraagt — bijvoorbeeld als je je accountant een login geeft.

6. Waar je gegevens staan

Je administratie staat op servers in de Verenigde Staten. Zit je in de Europese Unie of in een andere regio met regels voor gegevensdoorgifte, dan verlaten je gegevens dus je regio. Waar die regels gelden, gebeurt de doorgifte onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardige waarborg.

7. Hoe lang we ze bewaren

• Zolang je klant bent: zolang je account actief is.
• Na je opzegging: minstens negentig dagen, zodat je nog een kopie kunt vragen. Daarna mogen we je administratie verwijderen.
• Onze eigen facturen aan jou: zolang de belastingwet ons verplicht onze administratie te bewaren.
• Beveiligingslogboeken: tot twaalf maanden.

8. Hoe we ze beveiligen

• Al het verkeer is onderweg versleuteld.
• De documenten die je uploadt worden versleuteld voordat ze worden opgeslagen, en zijn alleen via je eigen login terug te lezen.
• Elke upload wordt op malware gescand voordat hij wordt geaccepteerd.
• Wachtwoorden worden alleen als onomkeerbare hash bewaard; wij kunnen ze niet lezen.
• Banksleutels en andere geheimen worden versleuteld opgeslagen.
• Elke administratie staat strikt los van elke andere, in de database zelf en niet alleen in de software.
• Tweestapsverificatie en passkeys kunnen op elk account aan — en zijn verplicht voor iedereen aan onze kant die bij klantgegevens kan — waarbij elke wijziging wordt vastgelegd, met wie en wanneer.

Geen enkel systeem is perfect. Gebeurt er een inbreuk waardoor je gegevens risico lopen, dan laten we het je zonder onnodige vertraging weten en leggen we uit wat er is gebeurd.

9. Je rechten

Afhankelijk van waar je woont, kun je ons vragen om een kopie van je persoonsgegevens, om ze te corrigeren, te wissen, het gebruik te beperken of bezwaar te maken tegen een bepaald gebruik. Je kunt je gegevens ook in overdraagbare vorm opvragen — het meeste kun je op elk moment zelf uit CORA exporteren.

Mail sales@cora.financial en we antwoorden binnen dertig dagen. Gaat je verzoek over boekhoudgegevens van een van onze klanten, dan sturen we het naar hen door — die gegevens zijn van hen, niet van ons om weg te geven.

Zit je in de Europese Unie en vind je dat we slecht met je gegevens zijn omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij je nationale toezichthouder voor gegevensbescherming.

10. Cookies en advertenties

In de software zelf gebruiken we alleen de cookies die nodig zijn om te werken: één om je ingelogd te houden, één om te onthouden naar welke administratie je kijkt, één voor licht of donker, één voor je cookiekeuze, en een paar kortlopende tijdens het inloggen. In je boekhouding zit geen enkele vorm van adverteren of volgen. Wat jij met je cijfers doet gaat niemand anders aan, en dat is geen instelling.

Op onze openbare website — de pagina's die je zonder inloggen kunt lezen — vragen we toestemming voor nog twee dingen, en geen van beide draait voordat je ja zegt:

Tot je kiest wordt hier niets van geladen: de scripts staan niet in de pagina, dus er valt niets te blokkeren. Je kunt op elk moment van gedachten veranderen via Cookie-instellingen onderaan elke pagina, en na zes maanden vragen we het opnieuw. Weigeren kost je niets — de website werkt precies hetzelfde.

11. Kinderen

CORA is zakelijke software en is niet bedoeld voor mensen onder de 18.

12. Wijzigingen

Wijzigen we deze verklaring wezenlijk, dan laten we het je per e-mail of in de software weten voordat het ingaat. De datum bovenaan hoort altijd bij de huidige versie.

13. Contact

Vragen over je privacy? Mail sales@cora.financial, of schrijf naar OSM Enterprises LLC, 9501 Satellite Blvd, Suite 105, Orlando, FL 32837, United States. Onze algemene voorwaarden leggen de rest van de afspraak uit.